Lorsque vous désirez bénéficier des prestations des sociétés, vous devez régulièrement demander un devis auprès de ces entreprises. Dans certains cas, cette démarche est indispensable tandis que dans d’autres, elle est facultative. Le caractère obligatoire des devis a déjà été évoqué dans un précédent article, mais dans celui-ci, nous allons plutôt différencier les devis des factures.
Devis ou pro forma
La pro forma est similaire à un devis, il s’agit d’une facture réalisée avant le commencement de l’opération commerciale. Dans une facture pro forma, le client doit y trouver les informations sur la transaction telle que :
- Les conditions de la prestation et de la livraison
- Les délais d’exécution
- Le nom de la société fournisseur de service…
- Le nom du client…
Les prestataires de services peuvent recourir à la facture pro forma pour répondre à une commande d’un client. Elle peut devenir un contrat liant les deux acteurs si celle-ci est signée par les deux entités. La pro forma est utilisée essentiellement pour obtenir une licence d’exportation, ouvrir une autorisation d’importation ou bénéficier d’un crédit documentaire. Quant au devis, son usage est beaucoup plus vaste. Il est gratuit et ne vous engage en rien, tant qu’il n’a pas été approuvé. Vous pouvez demander de nombreux devis auprès de plusieurs entreprises pour avoir des éléments vous permettant de comparer les prix.
Définition d’une facture
En ce qui concerne la facture, son utilité est tout à fait différente comparée à celle du devis. En tant qu’élément de preuve de marché, ce document comptable est fourni par le prestataire lorsque la vente ou la transaction est accomplie. La facture est réalisée en double pour que chacune des deux parties concernées par les opérations commerciales puisse conserver un exemplaire. La facture doit inclure des informations comme :
- Le nom de l’acheteur et du vendeur
- La date de la vente ou de la réalisation de la prestation
- La quantité
- La dénomination
- Le prix unitaire des produits hors TVA
D’autres détails comme les conditions de réduction et les taux de pénalité doivent également y figurer.
En conclusion
Si le devis est un document obtenu au début de l’opération, la facture n’est établie que lorsque le service est achevé. Avec un devis ou une facture pro forma, vous pouvez comparer les différents prix de services de nombreuses sociétés, tandis qu’avec une facture, le client et le fournisseur conserveront une trace des marchés financiers.